XAVIER “XAVI” FLORES
Desde hace unos días estoy en un callejón sin salida con respecto a una presentación que tengo que preparar para un cliente. Todos los números por presentar están claros en mi cabeza. También tengo una muy buena idea de lo que quiero comunicar en la presentación. Mi equipo ha pasado un par de meses trabajando en este proyecto en particular y hemos recibido y revisado toda la documentación pertinente que habíamos solicitado como parte de las debidas diligencias del negocio. Mi equipo ha hablado hasta este momento con muchas personas en el mercado sobre cuáles son las condiciones actuales que harían atractivo un proyecto de este tipo, y cada uno de los socios involucrados tiene una opinión basada en lo que su investigación ha dictado como relevante. Tengo la tarea de preparar una presentación que tendría que complacer a todos.
Esa, creo, es la raíz de mi problema para completar esta presentación: tratar de decir mucho a demasiadas personas. Debo elegir a una sola persona.
¡VAMOS A CENAR!
Piensa en una ocasión en la que saliste con amigos. Esa suele ser una actividad placentera para la mayoría de las personas. Sentarse en una mesa para compartir los últimos chismes, reírse de lo último viral de las redes sociales, intercambiar puntos de vista sobre películas, deportes o compartir noticias sobre hitos personales. Todo bueno y divertido. Sin embargo, para la mayoría de las personas, la parte difícil es lograr que todos estén de acuerdo sobre a dónde ir. Cuanto más grande es el grupo, más difícil suele ser.
Entre mis grupos de amigos, lo que suele funcionar mejor es que alguien proponga inicialmente una fecha, hora y lugar, para luego hacer una convocatoria de asistencia. De esa manera, todos saben de antemano qué esperar y, por lo tanto, delegan la responsabilidad de elegir al organizador. Aquellos que decidan asistir, pueden concentrarse en el tema de la salida. Fácil para todos.
AL ESTILO DE LOS GRINGOS
Mientras estaba en la universidad, me enfrenté a un estilo de escritura y composición que era muy diferente al que estaba acostumbrado en la escuela preparatoria, donde me animaban un poco a completar páginas sin tener mucho en cuenta la sustancia. En ese momento, lo que gobernaba era el conteo de palabras. Sin embargo, en la universidad y más tarde una vez que ingresé a la fuerza laboral, se requería que fuera eficiente y conciso. Este estilo fue grabado aún más en mí por jefes muy exigentes, quienes a su vez respondían a clientes muy exigentes. Así tuve que aprender a sobrevivir en la América Corporativa, y las armas elegidas fueron el Memorándum ejecutivo y la Presentación de PowerPoint.
La principal característica compartida que noté entre esos dos tipos de documentos fue la estructura. Como me recordaron varias veces durante lo que parecían interminables revisiones del borrador, la estructura debe contar con tres secciones: 1) decirle al lector lo que se está a punto de discutir; 2) presentar el caso que se discute; y 3) terminar diciéndole al lector un resumen de lo que le acaba de decir. Suena tan simple, que me equivoqué innumerables veces debido a que me lo pensaba demasiado. Pero una vez que dominé el estilo, lo usé como una segunda piel.
¿QUIÉN DECIDE?
Una clave para poder abordar correctamente un tema, cualquier tema, es conocer a la audiencia a la que uno se dirige –conocer a su público–. Tener una comprensión clara de quién es el oyente, lector, espectador. Por eso, realmente vale la pena imaginar que la audiencia es una sola entidad, con un conjunto de intereses, un conjunto de propósitos, un deseo compartido. Una audiencia de uno.
El mensaje que luego se elaborará para esa audiencia buscará presentar sus argumentos de una manera que sean fáciles de digerir para esa única persona. En mi caso, imagino que todos los lectores de lo que estoy componiendo son la misma persona; que son una sola persona. Mi objetivo es que esa persona entienda lo que estoy tratando de decir de la forma en que quiero que me entiendan.
¿Complejo? Vamos a desglosarlo. Esta columna, por ejemplo, a veces me imagino que le estoy contando una historia sobre el desarrollo de un hotel a mi papá; otras veces, es una historia sobre inversiones en restaurantes para mi hermana; que le hablo sobre negocios, navegación y anclas a un amigo; o cómo escribir una presentación adecuada para mi yo más joven. Todo vale. Simplificar mi audiencia a un solo perfil me ayuda a escribir mejores historias.
¡LA CUENTA, POR FAVOR!
Y así va con salir. Si soy yo quien invita a salir, lo mejor es que me plantee: primero, a quién voy a invitar a salir; segundo, cómo quiero que sea el ambiente durante la salida; luego, qué configuración y menú quiero que sean aceptables para los invitados. Si yo, como organizador, decido con anticipación y propongo correctamente, es más probable que el resultado sea bueno, ya que aquellos a los que les guste lo que propuse se unirán. El objetivo final de ese evento es salir y disfrutar, por lo que propondré en consecuencia, en lugar de pedir a todos los que puedan estar interesados que sugieran algo. Esa es una receta segura para el desastre.
Lo mismo ocurre con la escritura y la comunicación. El conocimiento sólido de la materia es sólo parte de la tarea. Pero ese conocimiento es inútil si nadie entiende lo que estás tratando de decir. Lo mejor es ser directo, sucinto y al grano. Adaptado a la persona que te leerá. Ese es también el secreto de las buenas lecturas: nos hacen sentir que son para nosotros. Esto incluye elementos digitales contemporáneos, como memes y publicaciones. El lenguaje astuto es el mejor. Los artículos incoherentes y sin sentido nunca despegan.
En cuanto a la presentación en cuestión, todo lo que tengo que hacer ahora es decidir quién realmente la leerá, pero que realmente la leerá, y escribiré para esa persona. Luego diré de qué voy a hablar, estableciendo claramente mi mensaje y luego resumiré como conclusión. Todo para que esa persona especial lo lea.
Xavier «Xavi» Flores es un ejecutivo hotelero y de finanzas inmobiliarias, y actualmente es socio, co-inversor y asesor técnico en SevenTrainVentures, una empresa de inversión de capital riesgo y desarrollo a startups y micro-emprendedores con enfoque en tecnologías de inteligencia artificial aplicadas, con sede en Nueva York. Xavi es Licenciado en administración de empresas turísticas por la Universidad de Houston, en Texas, y obtuvo un MBA de ESADE Business School en Barcelona, España. Él es originario de Chetumal, Quintana Roo y reside a tiempo parcial entre México y Estados Unidos.
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