- La factura electrónica incorpora un folio fiscal único, sellos digitales y datos fiscales. Su archivo principal es el XML; el PDF es una representación que facilita la lectura.
Cobrar y facturar no son la misma operación. Una terminal puede confirmar que un pago fue aprobado, pero su comprobante no sustituye una factura electrónica con validez fiscal. En México, ese documento se denomina CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet.
Los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación establecen sus bases. A partir de ahí surgen dudas sobre datos fiscales, ventas al público general y corrección de errores.
¿Qué debo configurar antes de facturar?
El negocio necesita registrar su nombre o razón social, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), régimen fiscal y código postal del domicilio desde el que expide comprobantes.
Antes de comenzar conviene revisar cómo configurar datos fiscales ventas presenciales. Un error en estos campos puede repetirse en numerosas facturas y dificultar su corrección.
También hay que comprobar la configuración de impuestos, productos, unidades de medida y formas de pago. Si existen varios puntos de cobro, el sistema debe permitir identificar dónde se realizó cada operación.
¿El comprobante de la terminal sirve como factura?
No. El recibo de la terminal demuestra que se procesó un pago y permite localizarlo, pero no necesariamente cumple los requisitos de un CFDI.
La factura electrónica incorpora un folio fiscal único, sellos digitales y datos fiscales. Su archivo principal es el XML; el PDF es una representación que facilita la lectura.
Ambos documentos deben conservarse. El comprobante permite rastrear el movimiento de dinero, mientras que el CFDI documenta fiscalmente la venta.
¿Qué datos hay que pedirle al cliente?
Para emitir un CFDI individual suelen requerirse el RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso del comprobante.
La información debe capturarse tal como aparece en los registros oficiales. Una diferencia en el nombre, código postal o régimen puede impedir la emisión.
El negocio también debe proteger estos datos. No corresponde pedir contraseñas, firmas electrónicas ni archivos privados que no sean necesarios para facturar.
¿Qué ocurre si el cliente no solicita factura?
La venta no deja de existir porque el comprador no pida un comprobante a su nombre. Las operaciones con público general pueden incorporarse a una factura global, de acuerdo con las reglas fiscales aplicables.
Para ello se utiliza el RFC genérico nacional XAXX010101000. El documento debe respaldarse con los comprobantes simplificados de las ventas incluidas.
La periodicidad puede depender del régimen fiscal. Antes de establecer una emisión diaria, semanal o mensual, conviene consultar las disposiciones vigentes del Servicio de Administración Tributaria (SAT), la autoridad fiscal mexicana, o solicitar orientación contable.
¿Puedo facturar desde el sistema donde registro la venta?
Depende de sus funciones. Algunos puntos de venta se conectan con una herramienta de facturación o con un proveedor autorizado para certificar CFDI. Otros solamente administran productos, inventario y pagos.
Hay que comprobar si el sistema genera un CFDI válido, entrega el XML, asigna un folio fiscal y permite consultar o cancelar documentos. Que una aplicación utilice la palabra “factura” no garantiza que el archivo tenga validez fiscal.
La integración reduce capturas duplicadas, pero exige revisar que precios, impuestos y formas de pago coincidan con la venta registrada.
¿Cómo se relaciona el cobro con la factura?
Cada transacción debería tener una referencia que vincule el ticket, el movimiento de la cuenta y el CFDI. Puede utilizarse un número de pedido, venta o folio interno.
Si se cobran 1,160 pesos, integrados por 1,000 de precio y 160 de IVA, la factura debe conservar ese desglose cuando corresponda. Registrar únicamente el total dificulta comprobar el cálculo.
También deben distinguirse la forma de pago (tarjeta, efectivo o transferencia) y el método fiscal, que señala si la operación fue liquidada en una sola exhibición o mediante parcialidades.
¿Una promoción cambia el importe facturado?
La factura debe reflejar la operación real. Si existe un descuento directo antes del cobro, el comprobante debe mostrar la reducción. Cuando la bonificación se entrega después, el tratamiento puede requerir un ajuste diferente.
Consultar todos los beneficios MercadoPago del mes permite conocer promociones vigentes, pero no determina por sí solo quién concede el descuento ni cómo debe registrarse fiscalmente.
El negocio no debería asumir que toda recompensa obtenida por el comprador reduce el valor de la venta. Si hay dudas, debe revisarse la mecánica de la promoción y su tratamiento con un contador.
¿Qué hago si capturé un dato incorrecto?
No conviene editar manualmente el PDF ni emitir otra factura sin atender la anterior. Un CFDI timbrado conserva su registro hasta que se realiza el procedimiento de cancelación correspondiente.
La solución depende del error. Si afecta datos esenciales, puede ser necesario cancelar y sustituir el documento. Si la operación cambió debido a una devolución o un descuento posterior, podría corresponder un CFDI de egreso.
Antes de actuar hay que comprobar el folio fiscal, el motivo y la relación con el nuevo documento. Emitir facturas duplicadas puede alterar el registro de ingresos e impuestos.
¿Cómo evitar diferencias al cerrar el día?
El cierre debe comparar ventas, pagos y facturas. Si la terminal muestra diez operaciones y el punto de venta registra nueve, hay que localizar la diferencia antes de acumular más movimientos.
También deben separarse las operaciones aprobadas, pendientes, rechazadas y devueltas. Una captura enviada por el comprador no sustituye la verificación dentro de la cuenta receptora.
La conciliación diaria ayuda a detectar cargos duplicados, importes equivocados y ventas sin documentar. Basta con mantener un registro consistente y asignar a una persona responsable.
¿Cómo se emite la factura desde el punto de venta?
El procedimiento general consiste en registrar la venta, verificar el pago, capturar los datos fiscales, revisar conceptos e impuestos y enviar la información para certificar el CFDI. Después se deben poner a disposición del cliente el XML y, cuando corresponda, su representación en PDF.
Antes de operar con ventas reales, resulta útil ver cómo emitir facturas en el sistema punto de venta y realizar una prueba controlada. Así se puede comprobar dónde aparece el folio, cómo se descargan los archivos y qué procedimiento sigue una corrección.
La herramienta puede cambiar, pero el principio permanece: cada cobro debe relacionarse con una venta y cada factura con la operación que documenta. Establecer ese control desde el primer día evita que una diferencia menor termine convertida en un problema fiscal.
